Qu'advient-il de ma plainte ?
0. Signalement informel
Vous pouvez à tout moment discuter confidentiellement de vos soupçons de manquement à l'intégrité avec un membre du personnel, le gestionnaire des plaintes, le conseiller en intégrité ou un membre du conseil d'administration. Ces personnes peuvent vous informer et vous guider dans la procédure de signalement formelle si vous le souhaitez.
La procédure complète de traitement des plaintes est disponible ici.
1. Ligne d'assistance de première ligne
Avant de déposer un rapport formel ou une plainte, il est possible de faire un rapport informel. Un déclarant peut à tout moment discuter confidentiellement de ses soupçons de violation avec un membre du personnel, un responsable, un directeur, un gestionnaire des plaintes, le conseiller en intégrité ou un membre du conseil d'administration. Ces personnes peuvent informer et guider l'auteur du signalement dans la procédure de signalement formel s'il le souhaite.
Grâce à notre ligne d'assistance téléphonique, vous pouvez déposer officiellement une plainte pour atteinte à l'intégrité. Cette plainte concerne un événement que vous avez vous-même vécu ou que vous avez vu et qui enfreint notre code de conduite.
Dans le cadre de cette procédure, une plainte ou une notification est recevable si
- elle concerne les manquements à l'intégrité commis par Solidagro, y compris ses administrateurs, ses employés et ses bénévoles dans l'exercice de leurs fonctions.
- la plainte ou la notification a été faite par une partie intéressée, telle que chaque employé, directeur, partenaire et bénéficiaire de Solidagro.
- les faits de la plainte n'ont pas eu lieu il y a plus de 10 ans.
- la plainte ou le rapport a été effectué par l'intermédiaire de la ligne d'assistance téléphonique de première ligne de Solidagro.
- la plainte n'a pas été déposée de manière anonyme.
- il ne s'agit pas d'une plainte ou d'un signalement antérieur auquel il a été donné une suite adéquate.
La ligne d'assistance est de retour ici. Le rapport sera ensuite transmis à notre responsable des plaintes (Paul Verbeke) et à notre consultante externe (Birgit De Clerck).
2. Confirmation de la réception
Après avoir reçu la plainte ou la notification, le gestionnaire des plaintes envoie un accusé de réception au rapporteur dans un délai de 5 jours ouvrés.
3. L'enquête préliminaire
L'enquête préliminaire est menée par Paul Verbeke, gestionnaire des plaintes et président de Solidagro. Dans le cadre de l'enquête préliminaire, le gestionnaire des plaintes détermine si une enquête doit être menée à la suite d'un rapport et évalue la recevabilité de la plainte ou du rapport.
Le gestionnaire des plaintes rédige un rapport d'enquête préliminaire. Sur la base de ses conclusions, en relation avec l'évaluation de la recevabilité, de l'authenticité et de la prouvabilité des faits allégués, le gestionnaire des plaintes fait une proposition d'enquête ou non.
Le gestionnaire des plaintes procède toujours à une analyse indépendante et fournit un retour d'information en temps utile au journaliste. Si nécessaire, il vérifie auprès du responsable de l'intégrité (Tim De Roeck) ou des membres du conseil d'administration, mais uniquement après accord avec le journaliste. La conseillère en intégrité (Elisa Tondeleir) n'est pas informée de l'enquête préliminaire ni de l'examen de la plainte ou du rapport.
Si l'enquête préliminaire montre qu'il n'y a pas lieu d'ouvrir une enquête, le gestionnaire des plaintes en informe le plaignant en lui fournissant une brève justification.
4. L'étude
En fonction des faits et des données de l'enquête, il est décidé quelles personnes seront impliquées et si l'enquête sera menée en interne ou en externe. La discrétion et la confidentialité sont garanties au maximum.
Le gestionnaire des plaintes applique toujours les principes suivants :
- la confidentialité des informations ;
- la proportionnalité ;
- traitement dans un délai raisonnable ;
- l'absence de parti pris ;
- la protection des parties concernées.
Les faits, la sensibilité, le risque et la complexité de la plainte ou du rapport sont toujours évalués à l'aune de ces principes. Le gestionnaire des plaintes adopte toujours une position indépendante, confidentielle et respectueuse à l'égard de toutes les parties concernées.
La confidentialité de l'identité du journaliste ne peut être levée qu'avec le consentement exprès des parties concernées ou lorsque la loi l'exige.
5. Traitement et suivi de l'enquête
Si l'enquête montre que d'éventuelles infractions pénales ont été commises, l'avis d'un expert interne ou externe peut être demandé, après quoi les autorités judiciaires seront éventuellement saisies. Si l'enquête montre qu'aucune atteinte à l'intégrité n'a été commise, aucune mesure ne sera imposée.
Des mesures appropriées sont prises à l'égard de l'auteur de l'infraction. Elles dépendent évidemment de l'enquête et peuvent varier considérablement. Les mesures appropriées comprennent un blâme ou un avertissement, un licenciement immédiat, une médiation ou un règlement à l'amiable.
La détermination de la sanction est effectuée par le gestionnaire des plaintes, éventuellement après avis interne ou externe.
Les résultats de l'enquête sur la plainte sont communiqués au rapporteur et, le cas échéant, à la victime de la violation. Un délai raisonnable doit être respecté à cette fin. La forme exacte du suivi de la victime dépend des faits, des circonstances et des résultats de l'enquête. En tout état de cause, le responsable des plaintes garde le pouls après la fin de la procédure de plainte.
6. Autre ligne d'assistance
Un déclarant peut également contacter le point de contact central lorsque :
- Une enquête approfondie et correcte est peu probable
- Il n’y a pas eu de suivi après qu'une plainte a été déposée auprès de la ligne d'assistance de première ligne
- L'enquête après le signalement n'était pas approfondie ou correcte
- Les mesures nécessaires n'ont pas été prises
Cela n'est possible que pour les signalements d'abus, définis comme de l'exploitation sexuelle, des abus sexuels ou de l'intimidation sexuelle, et non pour des violations financières ou d'intégrité. La recevabilité du rapport est évaluée par le point de contact central. Lors de l’évaluation, le point de contact central contactera l’organisation impliquée pour vérifier :
- Le suivi du rapport
- Les mesures qui ont été prises
- Et si nécessaire, les procédures d'intégrité
L’organisation concernée a le devoir de coopérer à cet égard. Si l'organisation concernée ne répond pas aux exigences, le point de contact central transmettra un rapport contenant des recommandations et autres.
